Elearning

Métodos para estimar tiempos y costos en el desarrollo de proyectos E-learning


Determinar el tiempo que toma desarrollar un programa de formación a distancia depende de una serie de variables, que incluyen desde el tipo de multimedia integrado (streaming video, audio, imágenes, cuadros), la experiencia del cliente con E-learning, la complejidad de los contenidos, el número de interacciones, la calidad deseada, las estrategias instruccionales, el equipo de desarrollo, etc.


Karl Kapp en su trabajo: “How long does it take? Estimation methods for developing E-learning”, considera los siguientes métodos como los más empleados en la industria:
  1. Estimación por analogía
  2. Uso de fórmulas
  3. Descomposición en tareas
  4. Estándares de la Industria
Si bien ninguno de estos métodos es absolutamente a prueba de fallos, cada uno tiene fortalezas para realizar una estimación acertada.

Estimación por Analogía (Analogous estimating)
La manera más sencilla de calcular cuánto tiempo puede llevar el desarrollo un proyecto E-learning es comparar con un proyecto anterior de características semejantes. Si el proyecto tenía diez objetivos y tomó 200 horas y el nuevo tiene cinco objetivos entonces llevará 100 horas. Este método se utiliza cuando se conoce poco del nuevo proyecto o cuando encontramos similitudes con un proyecto anterior. Es bueno para tener una idea aproximada pero no para una estimación precisa. El problema de utilizarlo radica en la dificultad de encontrar proyectos con características semejantes y aún cuando existan dichas similitudes, tal vez los clientes sean diferentes. La comunicación con el cliente con el objetivo de comprender el contenido es una variable muy importante ya que las dificultades en la comunicación pueden resultar en malos entendidos y pérdida de valioso tiempo. Por esto es que el mejor escenario para emplear este método es cuando no sólo hay coincidencias entre proyectos sino cuando además el cliente es el mismo.

Uso de fórmulas (Parametric modeling)
Un método más preciso es utilizar fórmulas preestablecidas incluyendo ciertas variables que existen en todo proyecto y que influyen en el desarrollo del mismo. Si se sabe cuantas páginas incluirá el proyecto y cuántos minutos llevará a los desarrolladores la realización de cada página, puede fácilmente calcularse la cantidad de horas total que se necesitarán. Esta fórmula es muy simple: cantidad de páginas multiplicado por el tiempo que requiere cada una de ellas.

Ahora bien, el primer paso es estimar cuánto tiempo puede llevar una determinada tarea. Luego se asigna a cada una de estas variables un determinado valor y esos números son multiplicados para estimar la cantidad de horas que puede tomar completar la tarea. En el libro: “Project Management for Trainers”, Lou Russel proporciona valores para las fórmulas para realizar un estimado. Este autor primero identifica tres variables que deben ser consideradas a la hora de estimar un proyecto:
  • Experiencia
  • Trabajo relacionado al proyecto
  • Factores ambientales
Russell identificó para cada variable una serie de subcategorías que a su vez también reciben un valor. La variable Experiencia, incluye según este autor: Experiencia en el diseño Instruccional y conocimiento del Contenido.

Experiencia en el Diseño Instruccional:
A cada diseñador se le asigna un valor en función de su experiencia. Si es un experto recibirá un determinado valor y si no lo es recibirá un valor mayor ya que mientras más experimentado sea menos tiempo requerirá para realizar la tarea. El valor asignado se multiplicará por la cantidad de horas inicial.

Conocimiento del Contenido:
Mientras más se sepa sobre el contenido más fácil será el desarrollo instruccional. Por lo tanto mientras mayor sea el conocimiento de la materia, menor será el valor que se le asignará en esta categoría. La segunda gran variable que emplea Russell es el Trabajo relacionado con el proyecto. Esta variable se refiere a la cantidad de tiempo agregada a la actividad incluyendo el número de personas trabajando y el tiempo que les lleva para comunicarse adecuadamente entre ellos para realizar la tarea. Mientras más gente trabaja en una tarea, más tiempo se tarda para realizarla.

Factor ambiental:
Esta variable incluye a las actividades no consideradas dentro del proyecto como ser: enviar y recibir correos electrónicos, mensajes instantáneos, responder llamadas telefónicas, asistir a reuniones, descansos y otras tareas que no agregan valor al trabajo. Incluye además enfermedades y otros eventos no programados. También el tipo de ambiente de trabajo influye en la cantidad de horas necesarias. Un ambiente más caótico significará que el equipo de trabajo deba realizar múltiples tareas lo cual repercutirá en un incremento del tiempo necesario para un proyecto. Karl Kapp, en su mencionada obra, incorpora una variable más al trabajo de Russell. Kapp sostiene que la interactividad es otra variable esencial que debe ser considerada en este método. El nivel de interactividad que requiere el curso de E-learning complejiza el proyecto y determina que sean necesarias más horas para su desarrollo. El uso de fórmulas puede resultar efectivo para determinar el tiempo que será necesario para el desarrollo de un E-learning pero también proporciona un falso sentido de exactitud y precisión ya que requiere un alto grado de intuición. Por ejemplo, el valor que se asigna a la experiencia de un diseñador es un número subjetivo y no una ciencia exacta. Otra desventaja que presenta este método tiene que ver con que es prácticamente imposible predecir el efecto que tendrá cada variable sobre el trabajo total. Por último, es fácil dejarse llevar por el uso de variables e incorporar nuevas como ser el grado de experiencia del cliente con E-learning o el número de las animaciones requeridas. Para que este método sea fructífero se deben escoger variables que sean significativas y que puedan aportar precisiones sobre el trabajo que sea deberá realizar.


Descomposición en tareas (Breakdown structure)
En este método los entregables son divididos en tareas más pequeñas a las cuales se les puede asignar fácilmente una cantidad de horas. El proceso de dividir el proyecto en tareas es conocido como descomposición. Mientras más pequeños sean estos componentes, más fácil será asignar una cantidad de horas. Este método es bastante preciso pero lleva tiempo implementarlo. Lo que puede hacerse es calcular una lección o unidad de E-learning y después multiplicar por la cantidad de lecciones.

Aunque el método puede ser efectivo, no es perfecto ya que es posible olvidar ciertas tareas o subestimar alguna en particular. Una vez que una tarea es incorrectamente estimada puede influir en el resultado de todo el cálculo. También se debe considerar que algunas tareas se realizarán simultáneamente. Por lo tanto, es importante que en el calendario completo cada uno de estos procesos se vean reflejados para que la fecha de entrega sea la correcta.

Estándares de la Industria (Industry standards)
Este método consiste en indagar con algún tipo de benchmark dentro de la industria, cuántas horas de trabajo se están dedicando a determinados proyectos de E-learning. Por ejemplo si supiéramos que la mayoría de las organizaciones destinan 100 horas de desarrollo por una hora de E-learning, se podría calcular aproximadamente cuánto llevaría realizarlo en nuestra organización. Desafortunadamente, no existen en la industria un conjunto de estandares para determinar la cantidad de horas para desarrollar una de E-learning.

En conclusión, estos métodos presentan fortalezas y debilidades y si bien sus usos pueden ser claramente diferenciados, en algunas situaciones pueden ser complementarios. La manera de estimar cuántas horas de trabajo tomará el desarrollo de un E-learning dependerá de múltiples variables y situaciones y por esto mismo es lógico pensar que un solo método no sea suficiente para realizar esta tarea.



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